1. Thuê văn phòng bao nhiêu m2 là hợp lý? Gợi ý diện tích thuê văn phòng tiêu chuẩn
Khi thuê văn phòng việc xác định thuê rất quan trọng ảnh hưởng đến chi phí thuê, khả năng vận hành và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tùy theo mô hình tổ chức và định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn diện tích theo các mức tiêu chuẩn sau:
1.1. Diện tích văn phòng tiêu chuẩn cho nhân viên
Dưới đây là diện tích văn phòng tiêu chuẩn dành cho nhân viên:
- Mức tiết kiệm diện tích, chi phí - khoảng 3 - 4m²/người: Đây là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp ưu tiên cắt giảm chi phí. Diện tích này phù hợp với mô hình văn phòng mở, ít thiết bị, yêu cầu không gian làm việc cơ bản.
- Mức trung bình khoảng 5 - 6m²/người: Đây là tiêu chuẩn phổ biến tại Việt Nam, tạo sự thoải mái, đủ không gian làm việc cho nhân viên mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Mức diện tích trung bình phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
- Mức tiêu chuẩn cao 7 - 10 m²/người: Phù hợp với doanh nghiệp muốn tạo không gian làm việc rộng rãi, thoải mái và khuyến khích sự sáng tạo. Mức diện tích này đặc biệt phù hợp với các tòa nhà văn phòng hạng A, nơi thiết kế không gian làm việc được ưu tiên để hỗ trợ tối đa cho hiệu suất làm việc và vận hành.
1.2. Diện tích tiêu chuẩn văn phòng ban lãnh đạo
Không gian làm việc của lãnh đạo không chỉ phục vụ công việc cá nhân mà còn thường xuyên được dùng để tiếp khách, trao đổi nội bộ hoặc tổ chức các cuộc họp quan trọng.
- Phòng Tổng giám đốc, CEO: Tối đa 25m2/người, đây là mức diện tích phổ biến giúp thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, phù hợp với vai trò lãnh đạo cấp cao.
- Phòng ban giám đốc, quản lý: Khoảng từ 10 - 20m2/người. Với mức diện tích này, các giám đốc bộ phận hoặc quản lý có đủ không gian làm việc riêng, đảm bảo sự riêng tư, đồng thời thuận tiện trong việc trao đổi công việc cùng đội ngũ nhân sự phụ trách.
1.3. Diện tích tiêu chuẩn văn phòng theo khu vực chung
Bên cạnh việc tính toán dựa trên số lượng nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét đến một số khu vực cần được tính toán riêng biệt bao gồm:
- Phòng họp: Nơi tổ chức các cuộc họp nội bộ, gặp gỡ khách hàng, thảo luận dự án. Diện tích phòng họp có thể thay đổi từ 7.5m² đến 40m², tùy thuộc vào số lượng người sử dụng và mục đích của từng cuộc họp.
- Khu vực lễ tân: Không gian tiếp đón khách, đối tác, phản ánh hình ảnh doanh nghiệp. Diện tích có thể từ 10 - 20m2 tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp
- Khu vực sinh hoạt chung: Không gian thư giãn, nghỉ ngơi, ăn uống của nhân viên (pantry, khu giải trí nhẹ) hoặc khu vực lưu trữ đồ đạc. Diện tích cần tính toán hợp lý tùy thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp, thường chiếm khoảng 10-15% tổng diện tích làm việc.
Mỗi mô hình tổ chức và định hướng phát triển của doanh nghiệp nhiều lựa chọn diện tích tiêu chuẩn khác nhau
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích thuê văn phòng
Để xác định được diện tích văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích thuê văn phòng:
1. Ngành nghề kinh doanh và tính chất công việc
Mỗi ngành nghề có yêu cầu không gian riêng biệt, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích văn phòng cần thuê.
- Công ty thiết kế, kiến trúc: Cần nhiều diện tích hơn mức tiêu chuẩn vì bàn làm việc thường lớn, có thêm không gian để trải bản vẽ, trưng bày mô hình hoặc sản phẩm mẫu. Do đó, diện tích tính trên mỗi nhân sự thường cao hơn, từ 8 – 12 m²/người.
- Công ty luật và tư vấn: Yêu cầu không gian tiếp khách và họp hành lớn, đồng thời phải có khu vực lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy tờ. Vì vậy, ngoài chỗ ngồi cho nhân viên, văn phòng cần thêm các phòng họp riêng biệt và khu vực lưu trữ.
- Công ty công nghệ: Nhân sự chủ yếu làm việc với máy tính và các thiết bị nhỏ gọn. Văn phòng có thể thiết kế dạng mở, tận dụng diện tích hiệu quả hơn. Diện tích trung bình cho mỗi người có thể tiết kiệm, chỉ khoảng 5 – 6 m²/người.
- Công ty sản xuất, kinh doanh: Bên cạnh khu vực văn phòng, các công ty này có thể cần thêm không gian kho bãi để lưu trữ hàng hóa hoặc phòng trưng bày sản phẩm để tiếp đón khách hàng.
Ngoài ra, tính chất công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ sẽ cần không gian riêng (nghiên cứu, phân tích dữ liệu, lập trình…). Trong khi đó, công việc sáng tạo, tương tác cao (marketing, truyền thông, thiết kế) lại phù hợp với không gian mở, diện tích được bố trí linh hoạt để khuyến khích trao đổi, làm việc nhóm.
2. Mô hình làm việc
Bên cạnh ngành nghề kinh doanh, mô hình làm việc cũng là yếu tố quan trọng quyết định diện tích văn phòng cần thuê.
- Văn phòng mở (Open-space): Mô hình này cần ít diện tích hơn so với văn phòng truyền thống, không có vách ngăn, bởi các nhân viên ngồi gần nhau, tận dụng tối đa không gian.
- Văn phòng truyền thống: Yêu cầu diện tích lớn hơn để bố trí các phòng ban riêng biệt. Tùy thuộc vào số lượng và cơ cấu phòng ban, bạn sẽ cần thêm không gian cho các phòng họp, phòng giám đốc, trưởng phòng và các khu vực chức năng khác.
- Làm việc tại chỗ (Fulltime): Mỗi nhân sự cần không gian cố định, dẫn đến diện tích văn phòng phải lớn hơn để bố trí đầy đủ bàn ghế và khu vực chung.
- Mô hình Hybrid/Remote: Với mô hình linh hoạt, nhân viên chỉ đến văn phòng theo lịch hoặc làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể cắt giảm diện tích đáng kể.
- Cơ cấu phòng ban: Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều cấp quản lý hoặc thường xuyên tổ chức họp sẽ cần thêm diện tích cho phòng họp, phòng lãnh đạo và không gian phụ trợ.
3. Yêu cầu về tiện ích & dịch vụ
Ngoài không gian làm việc chính, diện tích văn phòng còn phụ thuộc vào yêu cầu về tiện ích và dịch vụ của doanh nghiệp.
- Nếu văn phòng trong tòa nhà có sẵn khu họp, pantry chung, khu vực tiếp khách hoặc phòng giải trí nhẹ, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ này mà không cần thuê thêm diện tích riêng. Từ đó, tiết kiệm chi phí và giảm diện tích cần thuê.
- Nếu doanh nghiệp tự bố trí tiện ích như phòng họp riêng, pantry riêng hoặc khu vực sinh hoạt chung riêng biệt, tổng diện tích thuê sẽ phải tăng thêm để đáp ứng nhu cầu.
4. Kế hoạch phát triển trong tương lai
Khi tính toán diện tích văn phòng, doanh nghiệp không chỉ dựa vào số lượng nhân sự hiện tại mà còn cần tính kế hoạch tăng trưởng trong 1 – 2 năm tới.